L’ufficio del futuro: una passeggiata tra le scrivanie

“Strade? Dove andiamo noi non ci servono… strade” ma buona immaginazione e qualche nozione di base.

Il viaggio comincia da qui: vi attende l’ufficio del futuro. Uno spazio reinventato che va ben oltre il tradizionale, ma si avvicina più che altro al ponte di comando dell’Enterprise.

Allacciate le cinture, nerd e geek, e preparatevi a conoscere il vostro R2-D2 personale.

Come cambia il lavoro: gli uffici da ieri a oggi

Prima di fare un balzo in avanti, facciamone uno indietro, per comprendere meglio la destinazione.

Siamo negli anni ‘60, i progettisti tedeschi Eberhard e Wolfgang Schnelle presentano quelli che verranno definiti “uffici paesaggio“(Bürolandschaft), dove spazi aperti, aree lounge e stanze informali mirano a promuovere la comunicazione e la collaborazione.

In apparenza un’idea geniale e rivoluzionaria, ma che ben presto comincia a vacillare. Ricerche successive rivelano infatti che gli uffici “open space” possono essere fonte di maggiore stress e minor soddisfazione: se da un lato promuovono l’interazione tra colleghi, dall’altro compromettono la concentrazione.

La struttura dei fratelli Schnelle perde quindi ben presto terreno, lasciandolo, tra gli anni ’70 e i ’90, a un’impostazione ben diversa. Sono anni di forte gerarchizzazione, con i dipendenti che condividono gli spazi e i dirigenti che occupano uffici indipendenti e di grandi dimensioni. In questo modello circa il 75% degli interni è dedicato alle postazioni scrivania, mentre il restante 25% comprende sale riunioni e altre aree condivise come zone break, bar e relax. È in questi anni, precisamente intorno agli ‘80, che nascono i “cubicoli” tanto rappresentati dalla cinematografia dell’epoca.

I ‘90 sono quelli del World Wide Web, dei primi telefoni cellulari e dei portatili: terreno fertile per lo smart working. Se da una parte le aziende iniziano a vedere i vantaggi del lavoro a distanza – che porta pian piano alla delocalizzazione degli uffici – dall’altra rifiorisce l’interesse per gli spazi openspace, nonostante le preesistenti preoccupazioni sulla privacy in questo tipo di ambienti lavorativi.

Sulla soglia del nuovo millennio

Uffici funky, colorati e con una vaga tendenza hipster sono il frutto dell’influenza oltreoceano, dove colossi come Facebook e Google sostengono fortemente la reintroduzione del modello openspace.

Molto meno uffici, e molto più coworking, gli ambienti sono rappresentativi della nuova cultura aziendale. L’arredamento allora non è più un accessorio: elementi decorativi, piante verdi, scrivanie regolabili, sedute ergonomiche e tocchi di colore alle pareti sono le tendenze. Ogni centimetro di suolo è prezioso, e le aree di transizione come corridoi e ingressi vengono eliminate, per creare una nuova forma di ufficio che non è più sfondo, ma parte integrante delle dinamiche di team.

Parola d’ordine allora diventa “flessibilità”, con l’idea che scegliere da dove lavorare e come, dentro e fuori dalle mura aziendali, possa favorire l’operosità e la creatività, riducendo notevolmente i livelli di stress.

Durante e dopo la pandemia

Il COVID-19 ha trasformato radicalmente il concetto di luogo di lavoro, introducendo cambiamenti profondi sia nelle modalità che nella configurazione degli spazi. Il remote working, nato negli anni ’70 e reso più rilevante nel 2000, diventa una pratica sempre più diffusa. Zoom e Microsoft Teams sono i nuovi uffici; le aziende rimaste operative hanno invece ridotto la densità di occupazione, implementando misure di sicurezza come il distanziamento fisico e le stazioni di sanificazione.

Un processo già avviato, ma che ha subìto un’accelerata negli anni post-pandemici ,è l’incremento degli spazi condivisi a discapito di quelli privati. Le postazioni individuali sono diminuite al 30%, mentre quelle collettive sono aumentate fino al 70%, con un’enfasi maggiore sulla sicurezza e la privacy.

Sono gli anni del “lavoro ibrido” i nostri. Una tendenza diventata norma e che richiede quindi una regolamentazione. A partire dal 1° aprile 2024, la legge 81 in Italia ha introdotto regole più rigorose per il lavoro agile, applicabili a tutti i dipendenti, sia pubblici che privati. Il lavoro agile non è più un diritto automatico, ma richiede un accordo tra il lavoratore e il datore di lavoro.

Cosa accadrà? Lo scopriremo. Una cosa è certa: c’è bisogno di un motivo sostanziale per far tornare in ufficio chi da anni non lo fa più.

Benessere al lavoro

La Psicologia Ambientale ci insegna molto in oltre 50 anni di ricerca: gli ambienti in cui ci troviamo influenzano davvero emozioni e comportamenti. Se il benessere sul lavoro è un tema oggi sempre più discusso, lo sarà ancora di più nell’ufficio del futuro.

Le caratteristiche strutturali, come la disposizione degli spazi, l’architettura e persino la qualità dell’aria, non solo condizionano la produttività, ma anche la salute e il grado di soddisfazione dei lavoratori. Lo stress ambientale può infatti rendere difficile la concentrazione, la memoria e il lavoro in team.

Nell’ufficio del futuro serve organizzazione

Secondo l’International Workplace Studies Program della Cornell University, è importante che lo spazio non solo rifletta l’identità di gruppo e favorisca comunicazione e raggiungimento degli obiettivi, ma che sia anche adattabile ai cambiamenti.

Organizzare gli interni richiede un’analisi attenta degli obiettivi, del tipo di lavoro e del numero di lavoratori coinvolti. Ciò nonostante, tre fattori fondamentali vanno sempre considerati: privacy, personalizzazione e contatto con la natura. L’ufficio del futuro deve quindi tener conto di tali caratteristiche

Come in hotel

2024: Allen Blue, vicepresidente del product management e cofondatore di LinkedIn, sostiene che gli uffici del futuro si evolveranno verso un modello sempre più simile agli hotel, offrendo opzioni come l’hot-desking e l’hoteling.

2054: il vicepresidente aveva ragione. Niente più postazioni fisse nell’ufficio del futuro, ma ambienti flessibili e accoglienti, progettati per favorire la collaborazione e dotati di tecnologie per facilitare riunioni e sessioni di brainstorming. Il lavoro ibrido esiste ancora, ma più integrato nelle dinamiche di team.

L’ufficio del futuro è Hub and Spoke

2024: bilanciare il tempo di viaggio tra casa e lavoro e gestire i costi locali è una preoccupazione costante per molti, ma la medaglia ha due facce: gli uffici vuoti sono un investimento a perdere.

2054: addio grande edificio nel cuore della città, benvenuto modello “hub and spoke“. Un approccio organizzativo che prevede un headquarter o “hub” – che funge da testa – e vari uffici periferici. Si tratta di una rete regionale che ha lo scopo di facilitare la collaborazione e il senso di appartenenza grazie alla distribuzione degli uffici in zone urbane e suburbane. Questa disposizione offre ulteriori vantaggi: i parcheggi nelle zone periferiche tendono a essere gratuiti e i costi operativi degli uffici sono notevolmente ridotti rispetto alle località del centro città, dove lo spazio è un bene raro.

Sale riunioni come esperienza immersiva

2024: durante la pandemia, la tecnologia ha compiuto grandi progressi, gettando le basi per rivoluzionare il futuro degli edifici. Gli spazi di lavoro con realtà mista iniziano a combinare il mondo digitale e quello fisico. Andrew Bosworth di Meta Reality Labs afferma che Meta sta sviluppando una piattaforma che consentirà di “passare dal mondo reale a quello virtuale” grazie alla realtà aumentata e virtuale.

2054: Se non avete ancora guardato la puntata di Black Mirror “Striking Vipers”, è il momento giusto per farlo.

Nell’ufficio del futuro le sale riunioni si trasformano in hub di collaborazione all’avanguardia, che fondono senza soluzione di continuità il personale remoto con quello fisicamente presente. Quelli che vedete sono avatar 3D realistici che imitano il linguaggio del corpo, e workstation ottimizzate con schermi virtuali per migliorare la produttività.

Grazie a display ad alta risoluzione è possibile avere una visione a 360 gradi dei membri del team e dei contenuti, con la percezione di essere tutti riuniti attorno allo stesso tavolo. Sistemi audio sofisticati rendono la comunicazione fluida, mentre la realtà aumentata arricchisce l’ambiente fisico con informazioni digitali. Infine, la realtà virtuale apre le porte a conferenze digitali immersive, coinvolgendo partecipanti da ogni angolo del globo.

Colleghi vecchi e nuovi 

2024: la continua evoluzione dell’IA e del machine learning pone le basi per lo sviluppo di robot sempre più sofisticati, capaci di apprendere, adattarsi e interagire in modo naturale con gli esseri umani.

2054: Preparatevi a salutare i vostri nuovi colleghi. I sistemi di intelligenza artificiale sono stati progettati per collaborare con voi, migliorando sia l’efficienza che la qualità del lavoro svolto. I robot si fanno carico dei compiti ripetitivi e di precisione, liberando così i dipendenti che possono concentrarsi su attività che richiedono creatività e intelligenza emotiva. Inoltre, sono in grado di operare in ambienti pericolosi, garantendo così la sicurezza dei colleghi in carne e ossa.

Come cambia il lavoro? Le persone al centro

2024: sebbene lo smart working abbia consentito alle persone di dedicarsi maggiormente a hobby e vita privata, la mancanza di confini chiari ha portato alcuni al rischio di burnout.

2054: l’attenzione alla persona è la chiave del successo. Strutture per l’infanzia, politiche pet-friendly e centri di assistenza sono la nuova regola. Ci sono spazi adatti alla meditazione, allo yoga e all’esercizio fisico. Zone relax con sedute comode e attività ricreative promuovono pause e interazioni informali, stimolando nuove idee e collaborazioni.

Ufficio del futuro: cosa abbiamo imparato

Abbiamo compiuto un viaggio straordinario attraverso la storia, dalle sterili celle degli uffici a cubo fino alle sontuose stanze dei dirigenti, avvolti dall’odore del cuoio delle loro imponenti poltrone. Ci siamo trovati a esplorare gli uffici che frequentiamo ogni giorno, per poi finire catapultati nell’ufficio del futuro, degno di una puntata di Futurama.

Dopo aver analizzato le tendenze attuali e proiettato lo sguardo verso il domani, siamo giunti a una conclusione: i presupposti per un cambiamento radicale ci sono tutti! È giunto il momento di riconsiderare l’ufficio tradizionale e adattarlo alle esigenze del presente. Questa è una sfida che richiede la collaborazione di HR e manager, chiamati a trovare il giusto equilibrio tra le necessità dei dipendenti e il benessere dell’azienda.