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Le aziende che affrontano complessità crescenti devono gestire informazioni distribuite e spesso incoerenti. A parlarcene è Davide Greci, Sales Manager di Stibo Systems, partner d’eccellenza di HRM per soluzioni avanzate di gestione dei dati.
In un mondo che corre sui dati, la vera sfida non è raccoglierli, ma renderli affidabili. Ecco perché il Master Data Management è oggi il cuore delle strategie vincenti.
C’è infatti un paradosso evidente nel panorama della gestione dei dati: se ne raccolgono più che mai, ma spesso non si sa trarne vantaggio. È la realtà di molte imprese, dove le informazioni corrono tra sistemi diversi, si moltiplicano con poco controllo e finiscono per generare più caos che insight.
Cataloghi che cambiano forma. Clienti duplicati. Fornitori fantasma. È il quotidiano di chi lavora senza una regia dei dati. Tutto ciò avviene perché spesso si sottovaluta l’importanza di un’infrastruttura ben organizzata: il vero problema non è avere i numeri, ma riuscire a renderli coerenti.
Qualsiasi organizzazione oggi utilizza un ecosistema ricco di piattaforme: ERP, CRM, strumenti di produzione, software logistici, strumenti di marketing, e-commerce e applicazioni cloud. Ognuno di questi ambienti genera e consuma dati. E, per un certo periodo, convivono pacificamente. Poi, inevitabilmente, iniziano a divergere.
Basta un piccolo cambiamento, come può essere un attributo aggiornato solo nel CRM, per far sì che due di loro comincino a raccontare versioni diverse della stessa informazione. All’inizio sono dettagli minuscoli, poi diventano discrepanze più evidenti, fino a generare veri e propri ostacoli. E così la quotidianità di molti professionisti si trasforma in un esercizio continuo di riconciliazione manuale per allineare i fogli di lavoro.
La crescita tecnologica degli ultimi anni è stata tale da lasciare le aziende nell’incapacità di governarla. Ogni nuovo sistema adottato aggiunge informazioni ma anche una nuova versione di dati. La frammentazione è la nuova normalità.
Una base dati incoerente più che un fastidio è un freno. E come tale rallenta ogni attività che dipende dalle informazioni corrette.
Chi si occupa di logistica se ne accorge quando una spedizione viene ritardata a causa di specifiche di prodotto non aggiornate. I marketer lo sentono sulla pelle quando una campagna non performa perché mancano attributi chiave per segmentare i clienti. L’area sales lo vive quando perde minuti preziosi per trovare la versione corretta dei dati cliente. E al vertice della piramide vi sono processi decisionali basati su report che non sempre riflettono la situazione reale. Ovviamente sul fronte finanziario inefficienze di questo tipo comportano costi più elevati e, in alcuni casi, il rischio di sanzioni per non conformità.
I dati si dice siano il “nuovo petrolio”: ma chi vorrebbe un petrolio sporco?
Per capire quanto il problema possa diventare concreto, basta guardare un caso che potrebbe verificarsi in una qualsiasi azienda di retail.
Un grande distributore lancia una campagna dedicata ai prodotti eco-friendly. Un’operazione apparentemente semplice: prendere quelli con attributi di sostenibilità, promuoverli, proporre varianti e accessori in upsell, e allineare tutto sui vari canali. Sulla carta, un progetto lineare.
Gli attributi di sostenibilità, però, non sono presenti in modo uniforme: in alcuni sistemi sono mancanti o codificati diversamente. Le relazioni tra prodotti, che comprendono varianti, bundle e accessori compatibili, sono incomplete o inesatte. Le unità di gestione del magazzino non coincidono esattamente tra e-commerce e piattaforma marketing.
Il risultato è che la campagna non decolla. Le promozioni non mostrano i prodotti correlati, il messaggio “green” risulta traballante e l’esperienza cliente è, a questo punto, del tutto incoerente. Non è mancata la strategia, non è mancato il budget, non è mancata nemmeno la creatività: è venuta meno la qualità del dato.
I sistemi di Master Data Management (MDM) funzionano un po’ come direttori d’orchestra: coordinano, armonizzano e regalano coerenza. Lo scopo non è tracciare i dati, ma renderli uguali, affidabili e aggiornati in ogni sistema.
l’MDM funge da centro di controllo, raccogliendo informazioni da decine di piattaforme e generando una versione autorevole per ciascuna entità chiave: prodotti, clienti, fornitori, sedi e asset. Questi diventano i cosiddetti golden records, i dati più completi e accurati disponibili, e costituiscono il nucleo della Single Source of Truth (SSOT).
Ogni aggiornamento, a prescindere dalla fonte, viene valutato dall’MDM: se la modifica risulta più affidabile della versione esistente, viene propagata in modo controllato a tutti i sistemi collegati, garantendo coerenza, tracciabilità e integrità in tutta l’organizzazione.
I benefici sono rapidamente evidenti. Migliora la qualità dei dati, elimina duplicati e incongruenze, assicurando che ogni reparto lavori con informazioni aggiornate e coerenti. Un vantaggio cruciale è la capacità di semplificare l’integrazione tra sistemi diversi: invece di connettere manualmente ogni piattaforma, l’MDM fornisce un punto centrale che distribuisce dati affidabili e aggiornati, riducendo complessità, ritardi e rischi.
Una chiara sponsorizzazione a livello esecutivo e la definizione di responsabilità precise per i dati in ogni dominio garantiscono un’adozione efficace del sistema, ma non sono sufficienti da soli.
Per implementare un MDM serve anche una strategia chiara e una roadmap ben definita. Piattaforme scalabili, come Stibo Systems Enterprise Platform (STEP), permettono di iniziare in piccolo, concentrandosi su un MVP (Minimum Viable Product) come una singola categoria di prodotto, un’area geografica o un dominio prioritario, e poi estendere progressivamente l’ecosistema guidati da esigenze aziendali e risultati.
Ciò permette di testare processi e strumenti senza sovraccaricare l’organizzazione, raccogliere feedback preziosi e prepararsi a estendere la gestione dei dati ad altri ambiti. È un processo di crescita comune tra tool e azienda che evita interruzioni operative e permette di migliorare costantemente la qualità e la coerenza dei dati.
Un sistema di Master Data Management non è più una scelta operativa: è una decisione strategica. Le aziende che riescono a costruire una visione coerente e condivisa delle proprie informazioni possono prendere decisioni più consapevoli, coordinare meglio le proprie attività e affrontare il mercato con maggiore sicurezza.
Investire nella qualità e nella governance dei dati significa trasformare ciò che spesso è un caos silenzioso in un vantaggio competitivo concreto. In questo senso, un approccio strutturato alla gestione dei dati diventa il fondamento su cui costruire strategie di crescita sostenibili e processi decisionali solidi.
L’MDM non è un semplice archivio; è il “direttore d’orchestra” dei dati aziendali. Non si limita a conservare informazioni, ma le armonizza, le rende coerenti e le distribuisce in modo affidabile a tutti i sistemi. Risultato? Una Single Source of Truth che elimina duplicati e incongruenze.
L’IA richiede dati accurati, coerenti e affidabili: L’IA vive di dati puliti e strutturati. Senza qualità, i modelli generano insight errati. L’MDM garantisce accuratezza, coerenza e governance, creando la base solida per algoritmi intelligenti e decisioni affidabili.
La governance definisce le regole, l’MDM le mette in pratica. L’MDM è l’abilitatore operativo della data governance: ne traduce le regole e le politiche in processi e controlli concreti sui dati.
Ogni azienda che punta a crescere in modo scalabile e data-driven, all’automazione o all’uso efficace dell’IA ha bisogno di MDM. Senza una base dati coerente, ogni strategia digitale rischia di fallire.
Non basta la tecnologia: gestire un MDM richiede una combinazione di visione strategica, competenze di data governance e conoscenza dei processi aziendali per trasformare i dati in valore concreto.
Davide Greci
Senior Sales Manager Stibo Systems, esperto in Master Data Management e strategie di governance dei dati aziendali.
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