Il futuro verde dell'archiviazione digitale

L’avvento della digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui archiviamo e gestiamo dati, informazioni e documenti. È essenziale chiarire alcune distinzioni fondamentali, prima fra tutte quella tra archiviazione elettronica, conservazione digitale ed e-archiving, concetti che, pur appartenendo tutti alla sfera dell’archiviazione digitale e quindi spesso confusi, sono in realtà distinti.

Archiviazione elettronica vs. conservazione digitale a norma

Archiviazione elettronica

L’archiviazione elettronica si riferisce a una metodologia di archiviazione di uno o più file su un qualsiasi supporto informatico, anche dei più diversi: chiavette USB, Hard Disk esterni, Server e macchine virtuali o servizi in cloud come, per esempio, Google Drive o Aws. Si tratta di una modalità che permette di custodire, organizzare e gestire documenti e dati in formato elettronico.

Grazie all’archiviazione digitale non è più necessario disporre di uno spazio fisico, che viene sostituito da uno virtuale con accesso rapido ai dati e ai documenti mediante le correlative chiavi di ricerca. In un archivio digitale, i file sono di norma organizzati e custoditi in modo efficiente ed efficace, consentendo un controllo maggiore sui documenti e facilitandone il recupero rapido quando necessario, riducendo al contempo i tempi, gli spazi e i costi di archiviazione e gestione.

Conservazione digitale a norma

È cruciale distinguere l’archiviazione elettronica dalla conservazione digitale a norma, una procedura di archiviazione regolamentata con specifiche caratteristiche organizzative, funzionali e tecniche. La normativa italiana ha una vicenda lunga e complessa in materia, perché nel suo intento di garantire la memoria dell’informazione e la certezza giuridica nella transazione digitale, prevede da tempo il concetto di conservazione digitale dei documenti.

La conservazione digitale a norma è una custodia ordinata di beni informatici, creata per prevenire alterazioni, danneggiamenti, sottrazioni o violazioni dello stato giuridico. L’obiettivo è mantenere inalterate le caratteristiche strutturali dei documenti, organizzandoli in un archivio informatico che garantisca la fruibilità e il valore probatorio inalterato nel tempo, nonostante l’obsolescenza tecnologica e i cambiamenti di formato. Si tratta di un insieme di attività finalizzate a definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione, oltre che a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo.

Se partiamo dall’assunto che la conservazione digitale ha come scopo quello di tutelare nel tempo la memoria dell’informazione e mantenere inalterato il valore probatorio del documento, comprendiamo perché anche a livello europeo ciò sia diventato essenziale.

Il ruolo del Regolamento eIDAS e la definizione di e-archiving

Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 del 23 luglio 2014, così come modificato il 20 maggio 2024 con il Regolamento (UE) 2024/1183, introduce per la prima volta la definizione di “e-archiving”. Si tratta di un servizio fiduciario che si focalizza sull’affidabilità dei documenti e dei dati, preservando la fonte di provenienza e garantendo durabilità, leggibilità, integrità, riservatezza e prova dell’origine. Ciò avviene mediante la creazione e la gestione di un servizio e di un processo che “consenta la ricezione, la conservazione, la consultazione e la cancellazione di dati elettronici e documenti elettronici al fine di garantirne la durabilità e leggibilità, nonché di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine per tutto il periodo di conservazione.”

La definizione include, pertanto, non solo il principio di uno “storage affidabile” (archiviazione elettronica), ma anche la necessità di un sistema in grado di conservare la memoria di dati e documenti e dei loro elementi accessori, come firme elettroniche e sigilli, o validazioni temporali. Questa definizione mira a garantire l’interoperabilità tra i servizi di archiviazione nazionali, finora eterogenei.

E-archiving, archiviazione elettronica e conservazione digitale: diffusione e rischi

Mentre l’archiviazione digitale è diffusa, la conservazione digitale a norma e l’e-archiving sono meno adottate – salvo vi sia la presenza di obblighi normativi – con il rischio di affidarsi a soluzioni che non garantiscono la tutela a lungo termine dei documenti.

Tutte queste pratiche comportano sfide significative in termini di sostenibilità ambientale, dovute soprattutto all’aumento esponenziale dei dati e dei documenti, e alla conseguente necessità di storage affidabili in termini di sicurezza e robustezza. Ciò implica un maggior consumo energetico dei data center e un incremento delle emissioni di gas serra. Affrontare tali problematiche richiede un’attenta considerazione e azioni concrete, al fine di disporre di server fisici o virtuali e sistemi cloud in grado di creare quello che, in senso più lato, possiamo definire un archivio digitale sostenibile. Ma cosa si può fare?

I vantaggi dell’archiviazione digitale sostenibile

Prima di esaminare le sfide, penso sia importante riconoscere i potenziali benefici dell’e-archiviazione intesa come archivio digitale, nel senso più ampio del termine sopra definito.

• L’archiviazione digitale, o “e-archiviazione”, può ridurre significativamente l’uso di risorse naturali come alberi, acqua ed energia e le emissioni di gas serra associate alla produzione, al trasporto e allo smaltimento della carta.
• La gestione di un archivio digitale più o meno performato e legal compliant consente di ritrovare il dato o il documento e di riutilizzarlo nel tempo, e in alcuni casi ne conferma il riferimento temporale e la sua immodificabilità e autenticità.
• Una strategia di e-archiviazione, che sia anche green, non solo prevede benefici di sostenibilità ambientale, ma anche risparmio nei costi: efficientare i processi, accedere agli incentivi governativi e ottenere certificazioni può elevare anche di molto il valore economico di un’azienda e funge senza dubbio da volano per migliorare la sua immagine. La diminuzione dei costi e l’efficienza possono poi tramutarsi nella possibilità di realizzare strategie commerciali più aggressive, con la conseguente crescita di fatturato.

Le sfide della sostenibilità ambientale nell’archiviazione digitale

Nonostante i vantaggi potenziali ed evidenti, numerose sono le sfide in diversi ambiti. Esaminiamo insieme quelle relative alla sostenibilità ambientale.

1. Consumo energetico dei data center: i data center, che ospitano i dati e i documenti archiviati, richiedono molta energia per funzionare e raffreddarsi, contribuendo alle emissioni di gas serra, soprattutto se l’energia proviene da fonti non rinnovabili.
2. Obsolescenza tecnologica e rifiuti elettronici: la rapida evoluzione della tecnologia porta a un’obsolescenza accelerata dell’hardware utilizzato per l’archiviazione, generando una quantità crescente di rifiuti elettronici che contengono materiali pericolosi e richiedono processi di smaltimento e riciclaggio adeguati.
3. Costi ambientali della conservazione a lungo termine: la conservazione a lungo termine richiede un’infrastruttura dotata di efficaci piani di business continuity e un consumo energetico prolungato.

È fondamentale considerare i costi ambientali e trovare soluzioni sostenibili per garantire l’accessibilità e l’integrità dei dati e dei documenti nel tempo.

Strategie per un’e-archiviazione green

Il green cloud storage unisce tecnologie cloud e pratiche eco-sostenibili per ridurre l’impatto ambientale, basandosi su:

• hardware efficiente;

• energie rinnovabili;

• gestione ottimizzata dei dati e dei documenti (evitando per esempio inutili ridondanze e dispersioni), ai fini di minimizzare il consumo energetico.

Guida pratica per un’archiviazione digitale biocompatibile

Le strategie per affrontare le sfide della sostenibilità nell’e-archiviazione potrebbero essere:

• Ottimizzazione dell’efficienza energetica dei data center già esistenti – energia rinnovabile (solare, eolica e idroelettrica) per alimentare i data center e ridurre in maniera considerevole la dipendenza dai combustibili fossili; tecnologie di raffreddamento avanzate e ottimizzazione dell’efficienza energetica.
• Nuovi data center a basso impatto ambientale – massima efficienza energetica con il minimo impatto ecologico attraverso materiali per costruzione ecosostenibili; collocazione in aree con climi favorevoli alla struttura o dotate di facili accessi a fonti di energia rinnovabile; utilizzo di sistemi di raffreddamento naturale di nuova generazione, favorendo lo sviluppo di un modello di business più ecologico e responsabile.
• Prolungamento del ciclo di vita dell’hardware o sua ottimizzazione – manutenzione adeguata; riparazione e riutilizzo dell’hardware; adozione di modelli di economia circolare e di riuso; impiego di hardware ad alta efficienza con algoritmi di gestione dell’energia intelligenti.
• Virtualizzazione delle risorse – molteplici macchine virtuali su uno stesso server fisico, riducendo il numero di server necessari attraverso una gestione dei dati e dei documenti efficiente, con tecniche specifiche come la compressione, che riduce lo spazio necessario per l’archiviazione e il correlato consumo energetico.
• Riduzione della produzione di rifiuti elettronici: riciclaggio e smaltimento responsabile dei rifiuti elettronici, nonché adozione di un hardware più duraturo e riparabile.
• Sviluppo di soluzioni di archiviazione a basso consumo energetico: ricerca e sviluppo di nuove tecnologie di archiviazione che possono contribuire a ridurre il consumo energetico e l’impatto ambientale dell’e-archiviazione.
• Standard e certificazioni – adozione di standard e certificazioni ambientali, come ISO 14001 e ISO 50001, ai fini di una gestione oculata delle tematiche di esaurimento delle risorse energetiche, delle emissioni di carbonio e del consumo di energia, nonché dell’aumento dell’efficienza energetica, in grado di attestare l’effettiva riduzione del consumo di energia e migliorare le proprie prestazioni ambientali nell’archiviazione digitale.
• Collaborazione e condivisione delle migliori pratiche – condivisione di best practice tra organizzazioni; istituzioni di ricerca e fornitori di tecnologie per favorire l’innovazione nell’e-archiviazione sostenibile.

Il futuro dell’archiviazione digitale

Il futuro dell’e-archiviazione si orienta verso l’innovazione sostenibile, con:

• nuovi materiali per nuovi strumenti e componenti IT più efficienti e più sostenibili;
• intelligenza artificiale per ottimizzare i processi legati all’uso di energia al fine di efficientarli;
• nuove fonti rinnovabili di energia e nuove tecnologie di raffreddamento per una maggiore efficienza termica.

Verso la sostenibilità: collaborazione, innovazione e responsabilità

L’e-archiviazione sostenibile è raggiungibile con un impegno collettivo e un approccio olistico.

Affrontando le sfide legate al consumo energetico, all’obsolescenza tecnologica e ai costi ambientali della conservazione a lungo termine, possiamo garantire che l’e-archiviazione diventi una pratica realmente sostenibile, a beneficio dell’ambiente e delle generazioni future.

È necessaria, tuttavia, una grande collaborazione tra tutti gli attori coinvolti: da un lato, nuovi processi, nuove tecnologie, nuove fonti di energia a sostegno dell’archiviazione digitale; dall’altro, una scelta consapevole del fornitore responsabile, nonché trasparente, sia per quanto riguarda i suoi processi, sia per quanto riguarda il suo grado di sostenibilità.